Bestuursrapportage 2023-2
De bestuursrapportage is een verantwoordingsdocument over de voortgang van hWh met focus op instandhouding en de grote lijnen van de programma’s.
versie 1.0, t.b.v. AB 23 november 2023
Bestuurlijke prioriteiten
Veilige werkomgeving
Inrichting OR
Het voorstel voor de inrichting van de OR is gereed en goedgekeurd. Hiermee krijgt de medezeggenschap een formele plek in de organisatie.
Medewerkers zijn via persoonlijke benadering geworven om zitting te nemen in de OR.
Professionele organisatie
Contracten-module opgeleverd
De contractenmodule in Prosa is opgeleverd, ingericht en gevuld. Om de kwaliteit te borgen, wordt een handleiding gemaakt waarin de uitgangspunten voor de contractenmodule worden beschreven.
Door verbeterd gebruik van de inkooporders wordt aan het einde van het jaar een spendanalyse gemaakt voor verdere analyse van de inkoop bij hWh.
Zichtbaarheid
Informeren bestuursleden
Om de nieuwe bestuurders te informeren over het Waterschapshuis hebben we een online introductie gemaakt met daarin alle relevante informatie.
Aan de statistieken kunnen we concluderen dat het gebruik beter kan. We hebben geconstateerd dat iBabs het juiste middel is voor bestuurders en gaan deze inzetten als enige (schriftelijke) informatiebron.
Uren en capaciteit
Krappe arbeidsmarkt
Door krapte op de arbeidsmarkt is het lastig om medewerkers uit de sector te halen. De afgelopen periode zijn meer medewerkers in dienst gekomen. We blijven binnen de 40% ruimte die ons door het Algemeen bestuur is gegeven. Bij het opstellen van de begroting was het project TMX nog niet formeel vastgesteld. Omdat deze werkzaamheden worden uitgevoerd door mensen op de payroll, ligt de realisatie van de uren hiervan hoger dan begroot.
Groei in uren
Vanuit de programma’s zien we dat de stijgende lijn in de hoeveelheid werk die wordt verzet binnen hWh van de afgelopen jaren, ook in 2023 duidelijk wordt voortgezet. Uitgedrukt in uren ligt de realisatie ruim 28% boven dezelfde periode in 2022.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim bij de medewerkers op de payroll ligt boven de interne streefnorm en wordt veroorzaakt door langdurig zieken (veelal niet werkgerelateerd).
Ingevulde vacatures
In 2023 hebben we met succes 73 rollen kunnen invullen. Het wordt steeds uitdagender om medewerkers vanuit de waterschappen of andere overheden gedetacheerd te krijgen. We zien een aanzienlijke groei in het aantal ingehuurde medewerkers vanuit de raamcontractpartijen.
Inzet Waterschappen
Om hWh goed te bemensen vanuit de waterschappen is minimaal 2 FTE (2.800 uur per jaar) per waterschap nodig. Slechts 5 van de 21 waterschappen geven voldoende invulling aan de flexibele schil van hWh. Dat reisafstand niet altijd een probleem hoeft te zijn bewijzen medewerkers vanuit waterschap Limburg. Naast dat waterschap De Dommel voldoende capaciteit in productieve uren levert, worden ook de personele zaken door De Dommel verzorgd.
Samenvatting cijfers
Ontwikkeling realisatie instandhouding Bestuur & Organisatie
We hebben een flink bedrag aan rente over onze schatkist gekregen. Bij de berap 1 hadden we niet verwacht dat dit zoveel zou zijn. Deze rentebaten zijn verwerkt in de eindejaarsverwachting, maar worden in de jaarrekening apart gepresenteerd.
Ontwikkeling realisatie instandhouding Kennis & Verbinden
We hebben een afrekening van de servicekosten voor de huur van het pand gehad. Deze valt een stuk hoger uit dan verwacht. MVGM heeft aangekondigd dat ze de afrekening van 2021 en 2022 ook snel bij ons in rekening zullen brengen. Deze zijn nog 10-20% hoger dan die van 2020.
Daarnaast is het contract met de medewerkers van de servicedesk verlengd tot het eind van het jaar met hogere uurtarieven dan in het oorspronkelijke contract. Daar was bij de berap 1 geen rekening mee gehouden.
Ontwikkeling realisatie projecten waterschappen
Er zijn vier nieuwe projecten gestart waardoor de begroting stijgt met € 260.000.
Daartegenover staat dat we kritisch hebben gekeken naar lopende projecten. In programma’s geven we €2.063.462 terug middels begrotingswijzigingen. We verwachten dat de realisatie redelijk dicht op de begroting zal komen.
Ontwikkeling kassiersfunctie en
projecten met derden
De gelden van derden wordt niet met de waterschappen afgerekend. De bestuurlijke aansturing ligt niet bij het bestuur van hWh, maar bij de per project samengestelde UO’s. UO’s beheren het geld.
Er zijn 2 nieuwe projecten gestart (€107.000) en we verlagen de begroting met € 195.000.
Resultaten behaald voor de waterschappen
Waterveiligheid
Issues vangstregistratie opgelost
Om de vangstregistratie van muskus- en beverratten ordentelijk te kunnen afhandelen en de door de bestrijdingsorganisaties vastgestelde strategie van ‘terugdringen tot aan de landsgrens’ in 2035 te kunnen realiseren, is ongeveer 5 jaar geleden door alle waterschappen gekozen voor de ontwikkeling van een nieuwe landelijke applicatie, trAPP. De performance en stabiliteit van de app voldeed niet, waardoor sinds medio 2022 een impasse ontstond met de leverancier.
De issues met de leverancier zijn opgelost. Het huidige contract wordt uitgediend en het Waterschapshuis start een business case ‘Aanbesteding vangstregistratie’ per 1 januari 2025.
Innovatie & Transformatie
Belang van leergang digitale ethiek
Om de bewustwording over het belang van digitale ethiek te vergroten heeft het Waterschapshuis in samenwerking met de Unie van Waterschappen en gefaciliteerd door The Green Land, een leergang Digitale Ethiek ontwikkeld.
Anne van der Voort, adviseur Informatiebeveiliging Hoogheemraadschap Rijnland, vertelt over haar ervaringen uit de leergang en deelt waarom ethiek voor de waterschappen belangrijk is.
Informatieveiligheid & Privacy
Expertise op cyberincidenten aanbesteed
De waterschappen hebben behoefte aan gegarandeerde beschikbaarheid van externe expertise voor informatieveiligheid incident response management en eventueel aanvullend digitaal forensisch onderzoek.
Secura is de opdracht gegund om deze dienstverlening te leveren. Dit betekent dat Secura 24/7 ondersteuning biedt bij informatieveiligheidsincidenten en ook eventueel aanvullend digitaal forensisch onderzoek doet.
Het is een samenwerking tussen het Waterschapshuis, de waterschappen, CERT-WM en Secura.